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Monsieur Prosper Alabi IDOHOU est le chef de la Cellule de gestion du Fichier unique de Référence et de la Programmation des Effectifs (C/CGFUR-PE) à la Direction générale de la Fonction publique. Face à des agents de l’Etat en quête de renseignements utiles, le 19 août 2020 à Lokossa, il a apporté des explications pertinentes qui renseignent sur les avancées réalisées depuis avril 2016.
Quelles sont les avancées réalisées dans la modernisation de l'organisation des concours au Bénin, notamment au niveau du secrétariat dédié à cet effet ?
Un code spécifique est généré à partir du système et est attribué à chaque candidat. Tout ce qui se passe dans la phase de secrétariat se passe sous anonymat. Aujourd’hui, les copies sont sécurisées grâce à des hologrammes qui ne sont en fait que des codes de sécurité matérialisés par des images. Ces hologrammes sont préalablement collés sur les copies de manière à ce que l'on puisse en reconstituer l'image à l'issue de la correction en juxtaposant le corps des copies et leurs en-têtes. Ce procédé permet d'éviter les substitutions de copie et autres.
Sur ce même registre, il faut signaler que toutes les copies des candidats font l'objet d'un traitement rigoureux et que d’une manière particulière, les copies des candidats qui n'ont pas composé sont traitées avec toute l’attention requise. Cela permet de pouvoir répondre à toutes les réclamations grâce à la disponibilité d'informations précises telles que le numéro d'anonymat du candidat qui n’a pas composé, son numéro de table, son centre de composition, le corps auquel il avait postulé, etc.
Qu’en est-il de la transparence et de la célérité dans la délibération lors des concours à l'ère du Nouveau Départ ?
Des innovations sont intervenues dans la gestion des délibérations aussi. Les délibérations se font sur la base des copies des candidats. A titre illustratif, il est déjà arrivé que nous enregistrions 150.000 copies environ pour l'un des concours organisés pour recruter des agents au profit du Ministère de l'Economie et des Finances. En dépit de ce nombre significatif de copies, nous avons commis des jurys de délibération qui ont examiné toutes les copies l'une après l'autre aux fins d’éviter toutes les erreurs de correction. Au cours de cet exercice, les notes qui figurent sur chaque copie sont revérifiées et toute modification sur une note est retracée de manière à ce que l'on puisse savoir qui l'a modifiée et quand elle a été modifiée. Le mérite ou rien donc. Grâce au système mis en place par le ministère du Travail et de la Fonction publique, nous avons la possibilité d'identifier chacune des personnes qui ont porté d’éventuelles modification sur une copie. Ne travaille pas au secrétariat qui veut mais qui peut et est désigné officiellement par une note de service signée de l’autorité ministérielle.
Que dire de la souveraineté du jury de délibération et de la célérité dans la proclamation des résultats ?
Toujours dans le souci de crédibiliser autant que faire se peut les concours au Bénin, le système utilisé pour moderniser l’organisation permet d’éditer un brouillard d'informations qui sert de base de confrontation entre les informations insérées dans le système et les résultats du travail manuel qui a été fait par les membres du jury de délibération. Ce brouillard propose et identifie le résultat du concours pour chaque candidat et tous les membres du jury doivent signer le résultat. Une fois cette étape achevée, n'importe qui peut diffuser les résultats, à commencer par les membres du jury de délibération eux-mêmes, puisque le jury est souverain et n’a plus besoin de recueillir une autorisation d’une hiérarchie avant diffusion.
En plus de nous faire gagner un temps précieux dans notre volonté de rendre disponibles les résultats dans les meilleurs délais, le processus tel qu'il est pensé et mis en œuvre aujourd'hui, permet de faire régner la transparence et la fiabilité dans les recrutements pour la fonction publique. Pour réussir point besoin d’être parrainé ou de disposer de ressources financières, seul le travail bien fait paie et le mérite est de mise.
Quid de l’effectif des agents recrutés et des nouveaux délais de proclamation, avec le système moderne d'organisation des concours au Bénin ?
A ce jour, le nouveau dispositif de gestion des concours qui a été mis en place pour répondre aux besoins d'équité, de justice et au souci de promotion de l'excellence, a déjà permis de traiter les données de 143.000 candidats pour 8.000 agents directement recrutés au profit de l'administration publique au profit des secteurs de l’éducation, de la justice, de l’économie et des finances, du travail et du volet social, etc. Le système actuel a aussi permis de réduire considérablement les délais de délibération qui étaient autrefois de trois mois, six mois voire même un an et plus, à une moyenne d'environ deux semaines. Notre pays s'est doté des moyens nécessaires à cette fin et l'organisation du travail qui doit aller avec, a été mise en place.
Qu’est-ce qui a été fait s’agissant de la décontraction du dispositif de modernisation de l'organisation des concours ?
De grandes avancées ont été réalisées s'agissant de la déconcentration de la gestion des concours. Des plateformes ont déjà été installées dans certains départements tels que le Borgou, le zou, le littoral, et sont en voie de l’être dans l’Atacora. Dans ces départements, ce sont des édifices publics qui abritent les directions départementales. Ces plateformes sont totalement équipées et elles disposent aussi d'une connexion internet. Tout ceci facilite donc le travail entre ces départements et le ministère de la Fonction publique, de manière à ce que dans le processus d'organisation des concours, l'on ne soit plus obligé de transférer vers Cotonou à chaque fois, les dossiers des candidats, leurs copies, etc. avant de pouvoir en faire le traitement. Par ailleurs, des acteurs ont été formés pour assurer la gestion de ces différentes plateformes aussi bien au niveau central qu'au niveau du département.
Il convient de signaler que ces plateformes constituent de gros investissement que l'Etat est en train de faire installer et que les principes de la bonne gouvernance voudraient qu'on n'installe pas pareilles infrastructures dans des locaux privés que les directions départementales pourraient quitter à un moment à ou à un autre pour rejoindre les belles citées administratives. Ces plateformes sont disponibles pour d’éventuelles travaux nécessitant une plateforme informatique pour les Directions départementales des autres structures de l’Etat..
Quel est l’impact de tout ceci sur la transparence dans l’organisation des concours depuis Avril 2016 ?
Grâce à l'approche d'organisation des concours qui est mise en œuvre depuis l'avènement du Gouvernement du Nouveau Départ, le Ministère du Travail et de la Fonction publique, 15 procès relatifs à des contentieux post concours ont déjà été vidés au profit de l’Administration. Il n'en était pas toujours ainsi par le passé.
Mieux, l'Association Nationale de Lutte contre la Corruption a déjà effectué par trois fois, des descentes au niveau du Ministère de la Fonction publique pour procéder à des vérifications par rapport à diverses plaintes. Mais à chaque fois, ses émissaires s'en sont retournés satisfaits de ce qu'ils ont vu. Nous tenons à jour une base de données et une banque d'informations contenant entre autres, toutes les copies des concours organisés d’avril 2016 à ce jour, toutes les notes ainsi que bien d’autres informations en lien avec l'organisation transparente des concours.
Quelles sont les avancées réalisées dans la gestion des dossiers des candidats aux concours s’entrée à la fonction publique béninoise ?
Par le passé, les personnes qui réussissent à un concours étaient obligées de fournir les mêmes pièces que celles qu'elles avaient déposées pour passer le concours, avant d'être intégrées à l'effectif de la fonction publique. Grâce aux réformes, ce sont seulement trois pièces que les intéressés peuvent être amenés à fournir. Il s'agit notamment de l'acte de naissance (pour vérifier si l'intéressé n'a pas truqué dans le but d’éviter d’aller à la retraite dans le délai normal), le certificat de première prise de service (pour en mentionner les références et s'assurer aussi que l'intéressé a effectivement pris service pour pouvoir commencer à dérouler sa carrière). En dehors de cela, toutes les autres informations sont récupérées à partir du système de gestion des concours.
Que retenir des avancées réalisées dans la gestion de la carrière des agents de la fonction publique au Bénin ?
L'objectif de la modernisation est d'implémenter un système de gestion optimal des ressources humaines de l'Etat à travers la dématérialisation des actes et l'informatisation des processus.
Finies désormais les tracasseries et lenteurs administratives ou encore les autres corrections relatives à la taille, la police ou autres aspects des caractères de saisie. Tous ces différents problèmes qui amenaient l'agent à effectuer d'interminables allers-retours entre différents services de l'administration publique, ont désormais réglés grâce à l'opération d'apurement des listes des agents de l'Etat secteur par secteur qui a pris en compte toutes les données de l'agent (nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, etc.) ainsi que les éléments liés au déroulement de sa carrière: son corps, son grade, etc.
Quelle exploitation faites-vous des actes de carrière et des avancements avec les réformes intervenues au MTFP ?
L'une des innovations phares du système de gestion des carrières que la fonction publique béninoise implémente aujourd’hui, c'est l'échange des données numériques avec le Ministère de l'Economie et des Finances et le partage des mêmes ressources par les sectoriels.
Par le passé, il fallait nécessairement se rendre au ministère des Finances pour tout nouvel acte de carrière que l'on obtient. Il fallait aller voir son mandataire. Cela est désormais révolu puisque le système actuel procède automatiquement à un partage des données avec le Ministère de l'Economie et des Finances via le canal d'échange qui les prend en compte.
Quel impact la modernisation en cours au MTFP a-t-elle sur la gestion des avancements et des rappels des agents de l’Etat ?
Il convient de signaler que les rappels et les changements de salaire ne suivent pas toujours en raison de ce que la mise à disposition des fonds qui doivent permettre de faire face à ces charges, fait désormais l'objet d'une planification rigoureuse. En effet, un trésorier et un comptable sont déployés pour chaque secteur et ces derniers travaillent au cours d'une année n-1 à faire valider le montant qui doit être budgétisé pour l'année n et pris en compte dans la loi des finances correspondante. C'est donc en fonction des fonds qui ont été mis à disposition à travers ce processus qu'est défini le nombre de personnes pouvant bénéficier de leurs rappels et jusqu'à quel seuil cela peut se faire pour chacun. C'est ce même principe qui régit aussi les avancements des agents. Nous savons qu’un père de famille ne peut toujours satisfaire aux besoins non programmés de ses enfants sans qu’il ne soit préalablement averti. C’est ce même principe qui gouverne la gestion des finances publiques.
Qu’adviendra-t-il des signatures manuelles avec la dématérialisation en cours dans la Fonction publique béninoise ?
S’agissant du circuit des visas et signatures, la réforme a retenu les grandes étapes parce qu'on ne peut pas tout supprimer à l'étape actuelle des choses. Mais avec les avancées que nous avons réalisées sur le plan de la dématérialisation des actes, nous évoluons vers la suppression des signatures à la main. Avec les travaux du ministère du Numérique et de la Digitalisation, la signature numérique entrera bientôt en vigueur.
Y a-t-il une organisation mise en place pour la prise en compte des suggestions des usagers de l’administration publique béninoise ?
Des groupes thématiques sont mis en place par composante. Ainsi il y a un groupe thématique qui travaille pour la retraite, un autre pour la carrière, un autre pour les concours, un comité pour la dématérialisation, etc. Chaque semaine, les acteurs en charge de ces différents groupes se réunissent pour examiner les requêtes que les usagers envoient, les évaluer, les analyser aux fins d'améliorer ce qui est en train d'être fait.
Que dire de la formation des ressources humaines qui doivent manipuler l’outil utilisé pour la modernisation de l’administration ?
Dans la même veine, un point focal est désigné au niveau de chaque ministère et c'est ce point focal qui travaille sur le système. On ne peut pas habiliter tout le monde à travailler sur le système parce qu'il nous faut savoir qui fait quoi et pour qui il le fait. Ces points focaux ont donc pour attribution essentielle de gérer la carrière des agents de leurs ministères respectifs et le ministère de la Fonction publique sait qui contacter par rapport aux préoccupations de tel ou de tel autre ministère.
Sur le même registre, une plateforme de vingt (20) ordinateurs a été mise en place dans la tour administrative pour gérer
« l'incubation ». Il s'agit d'un système nouveau et on ne peut pas en confier l'utilisation à n'importe qui et n'importe comment. Nous recevons les potentiels utilisateurs du système que nous avons ciblés pour les former et prendre en compte leurs diverses préoccupations de manière à nous assurer qu'ils pourront bien gérer l'outil dès qu'ils en auront la responsabilité.
Quels sont les ministères dans lesquels la plateforme est déjà opérationnelle ?
Cette plateforme est déjà opérationnelle au ministère des Enseignements secondaire, technique et de la Formation professionnelle, au ministère de l'Agriculture, de l'Elevage et de la Pêche, au ministère de la Justice. Son opérationnalisation est en cours au niveau du ministère des Enseignements maternel et primaire, du ministère de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique, notamment.
Comment se fait le suivi de la carrière grâce à la dématérialisation en cours dans la fonction publique béninoise ?
Grâce à la plateforme, nous avons aussi un bordereau de suivi électronique qui permet à l'agent, où qu'il se trouve, de savoir lesquels de ses actes sont déjà envoyés au ministère des Finances, de connaître la date de l'envoi et les références du bordereau d'envoi.
En réalité, même sans cette tentative de suivi qui risque plus de l'amener à dépenser inutilement, à se faire gruger peut-être, son dossier évoluera de manière systématique et normalement.
Les exemples foisonnent désormais quant au fait que sans démarche l'on a son acte, sans démarche l'on a le changement de salaire, et sans démarche l'on a aussi le salaire et les rappels associés.
Quel sort pour les actes individuels de carrières avec la modernisation de la fonction publique béninoise?
Par rapport aux actes, il importe de signaler qu'il n'y a plus d'acte pris individuellement. Il a été remarqué que la prise d'acte individuel était plutôt source de clientélisme. Il n'y a donc plus de possibilité de faire de la sélection parmi les agents par rapport à la prise des actes. Le système présente systématiquement tous ceux qui ont droit à des actes, avec les arriérés auxquels chacun d'eux à droit. C'est aux points focaux qu'il revient à ce niveau, de procéder aux mises à jour nécessaires pour éviter que les agents décédés ou ceux absents de leurs postes pour une raison ou pour une autre, soient avancés.
Que disent les statistiques relatives à la dématérialisation dans la fonction publique béninoise ?
A la date du 20 Juillet 2020, ce sont plus de 2000 actes pris en compte par le système et cela a impacté plus de 150.000 mille situations administratives au profit de 53.000 agents.
Qu’en est-il des avancées réalisées s’agissant du format d’écriture des noms et des prénoms des agents ?
L'une des plus grosses difficultés que nous avions en matière d'identification des personnes, c'était l'existence de plusieurs formats d'écriture pour les nom et prénoms d'un seul et même agent, en raison de l'utilisation des abréviations. Ces différents formats ne réfèrent pas toujours à la même personne et ne signifient pas toujours aussi la même chose au plan système. Nous avons remédié à cette situation en procédant à un apurement au niveau des états du personnel de tous les ministères. L'approche retenue par rapport à cela est celle qui consiste à développer tous les prénoms suivant l'ordre de l'acte de naissance. Cela nous permet d'avoir moins de difficultés en matière d'identification personnelle de l'agent de l'Etat.
Bientôt, nous nous servirons des identifiants biométriques collectés à travers le RAVIP pour améliorer ce qui est déjà en train de se faire et l’exploitation et la généralisation à tous les agents de l’Etat du Numéro d’Identification personnel.
Que pouvez-vous dire de la dématérialisation des actes administratifs et de la gestion de la mobilité administratives des agents ?
La plupart des actes de gestion de carrière sont dématérialisés et des modules sont mis en place pour contrôler les mouvements administratifs des agents.
Mais les réflexions se poursuivent au jour le jour face aux nouveaux cas de figure qui peuvent se présenter.
Quid de la célérité par rapport aux pensions de retraite ?
Il est une réalité douloureuse dans notre pays que l'agent finit de servir loyalement sa nation un jour et le lendemain déjà, il devient étranger dans la même administration au sein de laquelle il s'est pourtant donné corps et âme pendant des années. L'ambition de la réforme par rapport à cette situation est de permettre le passage systématique du statut de salarié à celui de pensionné. Nous avons réussi à le faire et cela permet d'éviter aux agents qui voient leur retraite se pointer, la peur de se retrouver du jour au lendemain sans salaire, sans carburant, sans les primes et les autres avantages pendant qu'ils ne peuvent même pas disposer de leur pension de retraite et que les charges pleuvent de toutes part.
Plusieurs retraités peuvent témoigner de l'effectivité de cette avancée et surtout de son caractère salvateur. Nous travaillons néanmoins à généraliser ce mécanisme.
Où en sommes-nous de la dématérialisation des archives ?
Nous avons entamé un processus de dématérialisation des archives. Tout acte qui sort de notre administration aujourd'hui est numérisé. Nous avons aussi adopté une politique de numérisation des archives qui nous amène à prendre en compte prioritairement les personnes dont la retraite est pour bientôt. Nous prenons donc les listes de ces personnes-là et nous commençons la collecte de leurs actes. Cela nous amène parfois à devoir recourir aux déclarations de certains d'entre eux pour reconstituer les dossiers d'autres.
Et en ce qui concerne la constitution des dossiers de pension ?
Par le passé, l'agent nouvellement admis à ma retraite devait réunir 37 pièces pour constituer son dossier de pension. Mais avec les efforts qui sont faits depuis avril 2016, il en faut seulement 11 désormais. Les 11 pièces en question sont liées à l'évolution de son affiliation et de sa situation personnelle. Mais nous continuons de travailler à pouvoir réduire le nombre de ces pièces.
Quelles perspectives pour le suivi de la carrière à l’ère de la modernisation de la Fonction publique béninoise ?
L'innovation relative aux avancements automatiques est déjà une effectivité. Mais contrairement à ce que beaucoup croient, cela ne signifie pas que l'agent ne doit plus rien faire. Cela nécessite de lui l'effort pour s'assurer que ses données sont à jour au niveau du point focal qui n'est autre que le Directeur de l'Administration et des Finances.
Lorsque les données de l'agent sont à jour au niveau de la Direction de l'Administration et des Finances, l'agent n'a plus besoin de faire des allers-retours entre son service et les ministères. Il peut rester dans son service et se concentrer sur son travail pendant que d'autres travaillent à ce que sa carrière avance normalement et automatiquement.
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